(495) 585-20-97

/Онлайн-газета

Организация хранения документов в офисных помещениях.


Дизайн интерьера современного офиса диктует hi-tech стиль - просторный и функциональный, практичный и прагматичный. Доминируют здесь прямые линии и формы, серебристо-металлические оттенки. Материалы при этом используются ему под стать: металл, стекло, пластик. Традиционная "деревянная" мебель отходит в сторону, уступая место мебели металлической.

Металлическая мебель в офисах чаще всего используется для хранения документов, которых здесь обращается огромное количество. Выбор в пользу металлической мебели обуславливается её неоспоримыми и весомыми преимуществами: долговечностью при интенсивных нагрузках, практичностью и функциональностью. Обычный шкаф из ДСП вряд ли выдержит больше двух переездов, металлический - сколько угодно. Мебель из металла может эксплуатироваться в агрессивной и влажной среде, и не требовать при этом особого ухода. При необходимости легко ремонтируется.

Для хранения больших объемов документации используют архивные шкафы и стеллажи. В них можно хранить закрывающие документы, банковские выписки, бухгалтерскую и налоговую отчетность. Первые позволяют обеспечить конфиденциальное хранение документов под замком. Вторые являются более экономичным вариантом, обеспечивают свободный и оперативный доступ к документам. Если места в офисе мало - это еще один довод в пользу стеллажа, поскольку классический шкаф с распашными дверями занимает вдвое больше места. Можно выбрать и тамбурный - с раздвижными, но и стоить он будет дороже. Например, за тамбурный шкаф свободно вмещающий до 48 толстых папок-регистраторов под документы формата А4 придется заплатить около 10 тыс руб. За аналогичную модель с распашными дверями - вдвое меньше.

Для систематизации и оперативного поиска документов лучше всего подходят металлические картотеки - многосекционные шкафы под документы самых разнообразных форматов от карточек А6 до ватманов А0. Документы формата А4 чаще всего хранятся в подвесных папках, которые удобно перебирать пальцами в поисках нужного документа. Металлические картотеки очень прочные и практичные - ящик выдерживает до 50 тыс открываний при максимальной загруженности. Все ящики запираются одновременно центральным ключевым замком. Большинство моделей оборудованы так называемым антиопрокидывающим устройством, которое не позволяет одновременно выдвигать более одного ящика, что предотвращает падение увесистого шкафа на сотрудника.

Важные документы, например - уставные, договора с ключевыми поставщиками, трудовые договора и пр. следует хранить в более надёжном месте. Для этих целей можно купить сейф, в котором кроме документов найдется место также и для печатей организации, чековой книжки, трудовых книжек и пр. В отличие от шкафов сейфы изготовлены из более толстой стали, запираются взломостойкими замками и обеспечивают более надёжную защиту от несанкционированного доступа. Например, сейф Valberg ASM 90T оборудован съемной полкой на которой свободно размещается до 10 папок-регистраторов под документы А4, а также запираемым кассовым отделением под чековую и трудовые книжки, печати организации, небольшую наличность.

Установить сейф желательно таким образом, чтобы он не бросался в глаза входящим из двери, и в тоже время был легкодоступным для владельца. Самое излюбленное место - под столом руководителя. Если арендодатель будет не против, сейф можно закрепить к стене или полу анкерными болтами - это обеспечит дополнительную защиту документов.

Публикация на тему ремонт квартир и офисов

Еще на эту тему:

Выбираем шторы для офиса.

Промышленные ворота

Оформление витрин магазинов

Квартира студия со спальней

Cочетание цветов в интерьере комнаты

Интересные решения для балкона

Интересные идеи для маленькой кухни

Маленький домик (11 кв.м.) со всем необходимым для жизни.

Идеи для маленького санузла.

Как сделать кабинет на балконе.

Дачные идеи из ящиков и поддонов.

Планировка маленькой однокомнатной квартиры.

Уют в съемной квартире.

Поделиться


Нравится


Подписаться на рассылку

наверх страницы